domingo, 31 de julho de 2016

QUALIDADE DO SERVIÇO X MINIMIZAÇÃO DE CUSTOS - PARTE 2/3

Transportadoras em Santos – QUALIDADE DO SERVIÇO X MINIMIZAÇÃO DE CUSTOS – Parte 2/3
Por Vinícius Meirelles Martins

Da RodoQUICK, em Santos - 25/07/2016 - Edição 002

Dando continuidade ao artigo anterior, vamos fazer uma simulação de quanto custaria, por ano, a contratação de uma empresa qualificada, contra o custo extra gerado por erros de um serviço mal executado.

Mão de obra qualificada
Esses erros ocorrem, boa parte das vezes, pela mão de obra não qualificada que trabalha nas empresas. Profissionais despreparados apresentam dificuldades em digitar informações básicas, interpretar textos, checar se a informação foi recebida e processada da forma correta, e tomar as melhores decisões para resolver rapidamente os imprevistos que surgirem.

Vamos às contas!

Custo por funcionário qualificado
Para que uma empresa tenha um profissional qualificado, ela precisa dispor de um salário maior que a média do mercado para essa função. Vamos supor que, para contratar profissional de tal nível, o impacto na folha salarial seja de R$ 2.000,00 / mês (já incluindo benefícios, férias, 13º, etc), e que esse funcionário seja capaz de operacionalizar 25 containers / mês. Dessa forma, podemos concluir que o incremento que uma mão de obra mais qualificada irá gerar no custo da operação será de R$ 80,00 / container.

Logo, se um cliente faz 100 ctns / ano, ele irá pagar R$ 8.000,00 / ano por um incremento na qualidade do serviço.

Resumo de cálculos:
Incremento na folha salarial devido ao incremento da qualidade do profissional: R$ 2.000,00 / mês
Quantidade de containers movimentada por funcionário: 25 containers / mês
Incremento custo/container: R$ 2.000,00 / 25 = R$ 80,00 / container
Incremento anual para cliente de 100 containers/ano: R$ 8.000,00 / ano
À primeira vista, R$ 8.000,00 pode parecer muito. No entanto, vamos ver o quanto uma mão de obra desqualificada pode gerar de prejuízo ao cliente.

Custos com armazenagem – 1º período

Suponhamos que um a cada 20 containers (5%) entre no segundo período de armazenagem, seja por erro documental do armador, do despachante, do cliente, falha de comunicação do terminal, atraso da transportadora na retirada do container do porto. Essa falha irá gerar armazenagem e demurrage do container.

Se o cliente possui 100 containers / ano, teremos, anualmente, 5 containers com armazenagem e demurrage extra.

Considerando a tabela geral de armazenagem do Grupo Libra, o custo mínimo de um 2º período (7 dias ou fração) giraria em torno de R$ 3.000,00 (http://www.grupolibra.com.br/inc/downloads/AF-TabelaPublicaServicos-Santos.pdf). Multiplicado por 5 containers, temos R$ 15.000,00 num ano, só de armazenagem. Esses mesmos 5 containers, provavelmente, gerariam custos de demurrage junto ao armador. Considerando uma tarifa média de USD 70,00/dia, dólar a R$ 4,00 e 7 dias de demurrage, teríamos R$ 1.960,00 / ctn que, multiplicado por 5 containers, totalizaria R$ 9.800,00 anuais.

O custo anual por uma semana de atraso seria, portanto, de R$ 24.800,00.

Resumo dos cálculos:
Valor 2º período de armazenagem (7 dias ou fração): R$ 3.000,00 / container → R$ 15.000,00 / 5 containers → R$ 15.000,00 / ano
Valor demurrage: USD 70,00 / dia
Taxa de câmbio: USD 1,00 = R$ 4,00
Valor demurrage: USD 70,00 / dia x R$ 4,00 x 7 dias = R$ 1.960,00 / container → R$ 9.800,00 / 5 containers → R$ 9.800,00 / ano
Custo extra TOTAL anual (1): R$ 24.800,00 / ano
Custos com armazenagem – 3º período
Suponhamos, ainda, que desses 5 containers, 3 demorem para ter sua situação regularizada, e entrem no 3º período de armazenagem. O 3º período custará, segundo a tabela supracitada, no mínimo R$ 4.700,00 / container, e mais 7 dias de demurrage: USD 70,00 / container, totalizando 3º período + demurrage = R$ 6.680,00 / container. Ou seja, R$ 19.980,00 / ano.

Resumo dos cálculos:

Valor 3º período de armazenagem (7 dias ou fração): R$ 4.700,00 / container → R$ 14.100,00 / 3 containers → R$ 14.100,00/ ano
Valor demurrage: USD 70,00 / dia x R$ 4,00 x 7 dias = R$ 1.960,00 / container → R$ 5.880,00 / 3 containers → R$ 5.880,00 / ano
Custo extra TOTAL anual (2): R$ 19.980,00 / ano

Comparativo: Mão de obra qualificada x Custo extra por erros e omissões
Cenário 1: Custo por serviço utilizando mão de obra qualificada: R$ 8.000,00 / ano
Cenário 2: Custo extra devido a erros por mão de obra desqualificada: Custo Extra TOTAL anual (1) + Custo Extra TOTAL anual (2) = R$ 44.780,00 / ano
Diferença: R$ 36.780,00 de economia no cenário 1.
Conclusão: Contratando um parceiro de maior qualidade, que cobra R$ 80,00 a mais na tarifa por container, acaba saindo quase 5 vezes mais barato do que um serviço de má qualidade e que gere custos extras. Se diluirmos o custo extra de R$ 44.780,00 nos 100 containers transportados anualmente, seria como termos uma tarifa R$ 447,80 mais cara por container para contratar uma transportadora de pior qualidade. Não faz sentido, não é mesmo?
Informações adicionais
Vale notar que utilizamos valores mínimos de armazenagem. Caso o valor da carga seja alto, os valores de armazenagem serão de 1,3% e 2,6% do valor CIF da carga, para 2º e 3º períodos de armazenagem, respectivamente.

Além disso, é preciso contabilizar o custo intangível do profissional que estará telefonando e enviando inúmeros e-mails para diversas pessoas, procurando alguém com disposição e capacidade para resolver o problema... alguém provavelmente já sobrecarregado consertando erros de outros. Enquanto tudo isso acontece, o custo vai sendo gerado, como uma bola de neve.

Esse profissional poderia estar atendendo outros clientes com maior agilidade, ou então trabalhando em questões estratégicas, projetos para redução de custos e otimização dos processos... mas, na verdade, ele está “apagando incêndios”, consertando erros de alguém.

Imaginemos, ainda, um cenário mais catastrófico (porem completamente viável). Se temos uma DTA de 15 containers, uma única unidade que não esteja de acordo é suficiente para travar o lote inteiro (um lacre errado, um caminhão atrasado, uma classificação fiscal errada). Então, todos esses custos incidiriam sobre 15 containers (e não apenas em um)!

Na terceira e última parte do nosso artigo, que será publicada dentro de duas semanas, estaremos aplicando essa mesma lógica (custos x qualidade de serviço) para a contratação do TAC (Transportador Autônomo de Carga), e mostrando, de forma detalhada, como uma boa contratação pode minimizar custos e erros. Até lá!